Czy na działalności jednoosobowej można kogoś zatrudnić?

Masz jednoosobową działalność i zastanawiasz się, czy możesz kogoś zatrudnić bez zmiany formy firmy? Chcesz wiedzieć, jak to wygląda na ryczałcie albo przy niskim ZUS? Z tego artykułu dowiesz się, jakie masz możliwości i obowiązki jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.

Czy na jednoosobowej działalności można zatrudnić pracownika?

Określenie jednoosobowa działalność gospodarcza często wprowadza w błąd. Nazwa dotyczy formy prawnej firmy, a nie liczby osób, które mogą w niej pracować. W praktyce JDG jest po prostu firmą osoby fizycznej wpisaną do CEIDG, której właściciel odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania.

Przedsiębiorca prowadzący JDG może zatrudniać pracowników zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Nie ma tu ograniczenia co do liczby zatrudnionych osób, choć niektóre ulgi podatkowe czy formy opodatkowania wprowadzają własne limity. W statystykach GUS widać, że nawet pół miliona jednoosobowych firm zatrudnia 2–5 osób, a około 140 tys. firm ma od 6 do 9 pracowników.

JDG nie oznacza pracy w pojedynkę – wielu właścicieli takiej firmy buduje na niej całe kilkuosobowe zespoły.

Czy na działalności na ryczałcie można kogoś zatrudnić?

Wielu przedsiębiorców pyta wprost: czy na ryczałcie mogę zatrudniać pracowników? Odpowiedź jest prosta. Tak, forma opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym nie blokuje zatrudnienia. Możesz podpisać z pracownikiem umowę o pracę, umowę zlecenia lub umowę o dzieło, jeśli odpowiada to charakterowi współpracy.

Ryczałt oznacza jednak specyficzne rozliczanie podatku. Podatek płacisz od przychodów ewidencjonowanych, a nie od zysku. Nie rozliczasz kosztów, więc nie odliczysz wynagrodzeń ani składek ZUS pracowników. Cały wydatek na pensje i narzuty ZUS obciąża twoją gotówkę, ale nie obniża podstawy opodatkowania.

Jak ryczałt wpływa na koszty pracowników?

W modelu ryczałtowym każdy przychód jest opodatkowany stawką zależną od rodzaju działalności, na przykład 8,5% czy 15%. Niezależnie od tego, ile płacisz za wynagrodzenia pracowników, podatek liczysz od całości przychodu. Dlatego przy planowaniu zatrudnienia trzeba dokładnie policzyć, czy przychód z pracy dodatkowej osoby pokryje pensję brutto, składki i podatek ryczałtowy.

Nie ma tu miejsca na „wrzucenie w koszty” etatu tak jak przy skali podatkowej lub liniówce. Jeśli marża w twojej branży jest niska, zatrudnienie na ryczałcie może wymagać wyższych cen lub większego wolumenu zleceń, żeby całość się spinała.

Czy na ryczałcie można odliczyć koszty pracownika?

Podatnik na ryczałcie nie rozlicza kosztów uzyskania przychodu w ogóle. Dotyczy to również wynagrodzeń. Nie pomniejszysz przychodu o pensję, składki ZUS pracodawcy ani inne wydatki związane z zatrudnieniem. Ryczałt ma być prosty, dlatego przepisy nie przewidują tu księgowania kosztów.

Jeśli planujesz zbudować zespół i wiesz, że koszty zatrudnienia będą wysokie w stosunku do przychodu, często opłaca się rozważyć inną formę opodatkowania. Wtedy pensje i powiązane z nimi składki możesz traktować jako koszt, co realnie obniża podatek dochodowy. Wymaga to jednak analizy liczb, a nie tylko ogólnego wrażenia, że „ryczałt jest tańszy”.

Jakie umowy można stosować w jednoosobowej działalności?

Właściciel JDG ma swobodę doboru formy zatrudnienia. Ograniczenie wynika nie z formy firmy, lecz z przepisów prawa pracy i cywilnego. W praktyce najczęściej stosowane są trzy rozwiązania, które różnią się poziomem ochrony pracownika, kosztami i elastycznością.

Do wyboru masz kilka typów umów, które sprawdzają się w różnych sytuacjach biznesowych:

• umowę o pracę,
• umowę zlecenia,
• umowę o dzieło,
• staż z urzędu pracy,
• staż lub praktykę na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Umowa o pracę

Umowa o pracę daje pracownikowi pełny pakiet praw zapisanych w Kodeksie pracy. Chodzi o prawo do urlopu, wynagrodzenie za czas choroby, normy czasu pracy, ochronę w okresie ciąży czy zasady dotyczące wypowiedzeń. Pracownik pozostaje pod twoim kierownictwem, pracuje w określonym miejscu i czasie, a ty ponosisz ryzyko gospodarcze.

Z punktu widzenia kosztów etat oznacza konieczność opłacania składek od wynagrodzenia brutto. Część potrącasz z pensji pracownika, część finansujesz jako pracodawca. Daje to stabilność zespołu, ale też istotnie podnosi miesięczne obciążenia firmy. Dlatego wielu właścicieli JDG zaczyna od elastyczniejszych form, a umowę o pracę wprowadza dopiero przy stałej, przewidywalnej współpracy.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia należy do umów cywilnoprawnych regulowanych przez Kodeks cywilny. Stosuje się ją tam, gdzie praca jest zadaniowa, rozproszona, często niesformalizowana godzinowo. Zleceniobiorca wykonuje zadania osobiście, ale strony mają większą swobodę w kształtowaniu sposobu pracy niż przy klasycznym etacie.

W większości przypadków od umowy zlecenia płaci się składki ZUS i zaliczkę na PIT, chyba że zachodzi konkretne zwolnienie, na przykład dotyczy to studenta do 26 roku życia. Umowa zlecenia dobrze sprawdza się przy zleceniach sezonowych, dorywczych lub wtedy, gdy potrzebujesz wsparcia tylko na część miesiąca i nie chcesz sztywnego grafiku.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło ma inny charakter. Tu nie rozliczasz godzin ani gotowości do pracy, lecz konkretne dzieło, na przykład stronę internetową, projekt graficzny czy serię tekstów. W wielu przypadkach od umowy o dzieło nie płaci się składek ZUS, co czyni ją tańszą dla obu stron, ale też ogranicza ochronę ubezpieczeniową wykonawcy.

Przepisy mówią wyraźnie, że nie wolno zastępować stosunku pracy umową cywilnoprawną, gdy faktycznie współpraca spełnia definicję etatu. Jeśli ktoś pracuje pod twoim kierownictwem, w określonym miejscu i czasie, a ty kontrolujesz sposób wykonywania zadań, to powinna być umowa o pracę. Inaczej narażasz się na zarzut obejścia prawa.

Jakie obowiązki ma pracodawca prowadzący jednoosobową działalność?

Właściciel JDG, który zatrudnia kogokolwiek, automatycznie staje się pracodawcą w rozumieniu przepisów. Ciąży na nim szereg obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o PIT oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zakres tych zadań zależy od rodzaju umowy, ale pewne elementy zawsze się powtarzają.

W centrum tych obowiązków stoją trzy obszary: ZUS, podatki oraz BHP i organizacja pracy. To na tobie spoczywa cała dokumentacja i pilnowanie terminów, nawet jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego.

Zgłoszenia i rozliczenia w ZUS

Podstawowy krok po zatrudnieniu pracownika to zgłoszenie go do ZUS. Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Zgłoszenia dokonujesz na formularzu ZUS ZUA, obejmując pracownika ubezpieczeniami emerytalnym, rentowym, chorobowym, wypadkowym, zdrowotnym oraz – jeśli trzeba – na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Co miesiąc do 20 dnia następnego miesiąca składasz deklarację ZUS DRA z raportami imiennymi i opłacasz składki zarówno za siebie, jak i za pracowników. ZUS rozlicza między innymi składki: emerytalną 19,52%, rentową 8%, chorobową 2,45%, wypadkową 1,67%, zdrowotną 9%, a także Fundusz Pracy 2,45% oraz FGŚP 0,1% w przypadku umowy o pracę.

Rozliczanie wynagrodzeń i podatku

Każdy pracodawca prowadzi ewidencję i rozlicza wynagrodzenia zatrudnionych osób. Co miesiąc naliczasz płace brutto, obliczasz składki, zaliczkę na podatek dochodowy i przekazujesz ją do urzędu skarbowego do 20 dnia miesiąca. Dotyczy to zarówno etatów, jak i większości umów cywilnoprawnych.

Wyjątkiem są osoby objęte ulgą „Bez PIT dla młodych”. Jeśli pracownik lub zleceniobiorca nie ukończył 26 lat i spełnia warunki programu, nie pobierasz od jego wynagrodzenia zaliczki na PIT. Wciąż jednak musisz rozliczyć składki ZUS, jeśli są należne, oraz prowadzić dokumentację kadrowo-płacową.

Czy niski ZUS wyklucza zatrudnienie?

Programy takie jak Mały ZUS Plus czy preferencyjny ZUS dla początkujących budzą pytania, czy zatrudnienie pracowników nie spowoduje utraty ulg. W tym obszarze przepisy są jasne. Ulgi dotyczą wyłącznie składek, które płacisz za siebie jako przedsiębiorcę. Nie odnoszą się do składek liczonych od wynagrodzeń pracowników.

Możesz więc korzystać z niskiego ZUS i jednocześnie zatrudniać pracowników bez utraty prawa do ulgi. Po prostu od ich pensji płacisz pełne składki, a za siebie wciąż korzystasz z preferencyjnych stawek. Ten model bywa dobrym wsparciem przy budowaniu pierwszego zespołu w JDG.

Czy JDG może zatrudniać stażystów i praktykantów?

Osoba prowadząca jednoosobową działalność wolno też przyjąć stażystę lub praktykanta. Część przedsiębiorców korzysta z tej możliwości we współpracy z powiatowym urzędem pracy. Wtedy urząd finansuje stypendium stażowe, a ty jako firma organizujesz miejsce pracy, opiekuna i zakres zadań.

Zgodnie z zasadami wielu programów jedna JDG może w danym okresie przyjąć tylko jednego stażystę finansowanego przez urząd. To rozwiązanie bywa dobrym testem przed późniejszym zatrudnieniem na etat lub zlecenie. Możesz sprawdzić, jak kandydat radzi sobie w realnych warunkach i jednocześnie rozwijać procesy w firmie.

Staż z urzędu pracy a twoje obowiązki

W przypadku stażu z urzędu nie naliczasz wynagrodzenia ani składek ZUS, bo robi to urząd pracy. Twoją rolą jest podpisanie umowy z urzędem, przygotowanie programu stażu oraz zapewnienie warunków pracy zgodnych z przepisami BHP. Musisz prowadzić też dokumentację stażu i potwierdzać obecność stażysty.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy samodzielnie organizujesz staż płatny lub praktykę na podstawie umowy cywilnoprawnej czy umowy o pracę. Wtedy w pełni przejmujesz obowiązki pracodawcy: zgłoszenia do ZUS, rozliczanie wynagrodzeń, podatków i prowadzenie akt osobowych. Stażysta jest wówczas po prostu pracownikiem lub zleceniobiorcą z krótką, szkoleniową formą współpracy.

Czy przedsiębiorca na JDG może mieć własny etat?

Osoba prowadząca działalność gospodarczą może jednocześnie pracować na umowę o pracę w innej firmie. Taki model – etat plus JDG po godzinach – jest w Polsce bardzo częsty. Warunkiem jest brak naruszenia umów o zakazie konkurencji, które często pojawiają się w kontraktach z pracodawcą.

Jeśli podpiszesz klauzulę zakazu konkurencji, nie możesz prowadzić działalności, która wprost konkuruje z pracodawcą w określonym zakresie. Złamanie takich zapisów grozi karą umowną i odpowiedzialnością na gruncie prawa pracy. Dlatego przed założeniem JDG warto przejrzeć swoją umowę o pracę i regulaminy wewnętrzne w firmie, w której jesteś zatrudniony.

Decyzja o zatrudnieniu w JDG zawsze wiąże się z dodatkowymi formalnościami i stałymi kosztami. W zamian zyskujesz czas, większą skalę działalności oraz możliwość przyjmowania większych zleceń, które jedna osoba fizycznie by nie obsłużyła.