Krajowy System e-faktur to relatywnie nowe rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów i Ministerstwo Cyfryzacji – choć na chwilę obecną korzystanie z KSeF jest dobrowolne, nie zawsze tak będzie – dlatego przedsiębiorcy już dziś powinni zainteresować się tym tematem i poszerzyć swoją wiedzę dotyczącą faktur ustrukturyzowanych.
Co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć na temat Krajowego Systemu e-faktur?
Oto najistotniejsze informacje dotyczące KSeF:
- Krajowy System e-Faktur to system informatyczny, w ramach którego przedsiębiorcy mogą wystawiać i udostępniać (np. kontrahentom lub partnerom biznesowym) faktury ustrukturyzowane – stosuje się je w miejsce tradycyjnych faktur papierowych.
- Format zapisu faktur w KSeF to .xml – jest to szeroko stosowany format plików, z którego korzystają przedsiębiorcy i urzędy nie tylko w Polsce, ale także za granicą.
- Z KSeF mogą korzystać podatnicy podatku VAT, ale także podmioty zwolnione z podatku od towarów i usług. Listę uzupełniają podatnicy zidentyfikowani w Polsce do unijnej procedury OSS posiadający NIP.
- Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF, dostępnej na stronie https://podatki.gov.pl/ksef/.
- Zwróć uwagę na rodzaje pól oraz instrukcje ich wypełniania. W trakcie wystawiania faktury ustrukturyzowanej w KSeF trafisz na pola obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. Aplikacja Podatnika KSeF w swym obecnym kształcie nie prowadzi pewnie użytkownika przez meandry dostępnych funkcji – z pewnością w miarę powstawania i implementacji nowych aktualizacji pojawią się poradniki, jednak ciężar odpowiedzialności za prawidłowe wypełnienie formularzy spoczywa na przedsiębiorcach.
Krajowy System e-Faktur w założeniach ma doprowadzić do ujednolicenia i pełnej cyfryzacji fakturowania transakcji w Polsce. Dzięki zastosowaniu jednego formatu dla wszystkich faktur oraz dzięki ambitnemu planowi wdrożenia systemu na pełną skalę już w 2023 roku, możemy spodziewać się sporych zmian.
Warto już dziś przygotować swoje przedsiębiorstwo na dołączenie do Krajowego Systemu e-Faktur – choć do kwietnia 2023 roku (czyli najwcześniejszego możliwego terminu wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF) pozostało jeszcze sporo czasu, wdrożenie tak szeroko zakrojonych zmian może potrwać długo – tym dłużej, im bardziej skomplikowana jest struktura organizacyjna firmy.
Co więcej – dołączenie do KSeF już teraz daje możliwość realnego usprawnienia systemu – Ministerstwa zbierają obecnie opinie i sugestie dotyczące zarówno Aplikacji Podatnika, jak i samego systemu – jeżeli więc podczas korzystania z niego napotkasz na jakieś błędy, nieścisłości czy elementy, które Twoim zdaniem powinny działać lepiej, nie wahaj się zgłosić swoich uwag!
